Defis

Cinco pontos importantes para o empreendedor, na Declaração Anual da Microempresa

Defis deve ser entregue até 31 de março, a Dirpf em meados do 2º trimestre

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Com a proximidade do prazo para a entrega à Receita Federal da Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), que é anual e obrigatória, as empresas optantes do Simples Nacional costumam ter dúvidas quanto às diferenças entre esse deve e a Dirpf (Declaração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física) e se ambas devem ser entregues ou não.

A Defis deve ser entregue até 31 de março e a Dirpf pode ser entregue até meados do segundo trimestre (ainda sem data definida pela Receita).

Enquanto a Dirpf se destina à declaração de rendimentos da Pessoa Física, a Defis refere-se aos rendimentos, despesas e outras informações inerentes à atividade da sua empresa.

Apesar das diferenças entre o prazo de entrega, a finalidade e a relação de informações e documentos, ambas devem ser feitas por meio de programas específicos disponibilizados pela Receita Federal através de site ou aplicativo.

O contador deve ser responsável por realizar a escrituração contábil e apurar o lucro ou prejuízo do período, além de calcular os impostos e acompanhar todas as obrigações tributárias a fim de que a empresa permaneça em regularidade com a lei.

É preciso se preocupar apenas em fornecer essas informações e que elas estejam corretas, visto que a falta de dados e a divergência nos esclarecimentos prestados são dois dos erros mais comuns na hora da elaboração da Defis.

Charles Gularte, VP de Operações da Contabilizei – maior escritório de contabilidade do Brasil, listou 5 pontos de atenção que podem ser observados para assegurar o preenchimento correto da Declaração e, consequentemente, afastar a aplicação de penalidades como multa e juros.

1) Ausência de informações sobre todos os valores recebidos pela empresa

Os valores de ganhos de capital e de saldo bancário ou em caixa compõem uma das principais informações da Defis e, nesse sentido, é importante que a totalidade dos valores de receitas obtidas pela empresa sejam informados na Declaração.

É imprescindível que a gestão financeira do negócio esteja em dia e estruturada, de forma que o empreendedor e o seu contador tenham todas informações e documentos das entradas de recursos financeiros mapeados e controlados.

2) Controle e registro apropriado de despesas

Para evitar divergências na Defis e também nas demonstrações financeiras da sua empresa, como o Balanço Patrimonial e a DRE, as despesas decorrentes de saídas relativas às atividades da empresa (custos, salários e demais gastos operacionais e não operacionais) devem ser registradas e informadas no mês em que ocorreram e em contas contábeis específicas.

Nestes casos, o escritório de contabilidade, além de garantir a exatidão da declaração, propicia que você tenha uma Demonstração Financeira adequada, o que facilita a tomada de decisão e participação em concorrências, por exemplo.

3) Lucro Contábil apurado

Além de buscar a sustentabilidade do seu negócio, o microempreendedor deve se preocupar com a saúde financeira. Através da análise dos números e naturezas de receitas e despesas, o contador estabelece os padrões de apuração, determinando ao final do período se sua empresa apresenta lucro ou prejuízo.

Se evidenciado lucro superior ao limite estabelecido pela legislação aplicável ao Simples Nacional, mediante demonstração por meio de escrituração contábil, o lucro contábil apurado e o valor distribuído a cada sócio, também devem ser informados na Defis.

4) Número de empregados durante o exercício

Boa parte das microempresas possuem empregados para apoiar a operacionalização e gestão do negócio.

Além de contar com o apoio de um contador para controlar e cumprir com as obrigações trabalhistas, é necessário ter um controle do número de empregados no início e no término do exercício fiscal e contábil, de forma que tais informações sejam reportadas adequadamente na Defis.

5) Dados pessoais e rendimentos dos sócios

Outro grupo de informações essenciais na declaração da sua microempresa, a Defis, são os dados pessoais e rendimentos dos sócios.

Além de informações básicas como CPF e nome completo, o registro de rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa (dividendos), rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa (pró-labore), percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do exercício, e imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela ME/EPP, são todas informações obrigatórias.

Como evitar que os erros aconteçam?

“Para evitar esses erros, é necessário estar sempre atento e alinhado às orientações do seu contador. Toda movimentação financeira ou patrimonial deve ser comunicada e todo documento gerado deve ser registrado na contabilidade”, explica Charles Gularte.

É possível corrigir a Defis mesmo após o envio?

Gularte esclarece que, de acordo com a legislação, a DEFIS pode ser retificada a qualquer momento e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada, “exceto casos específicos que são objetos de fiscalização da Receita Federal”, diz.

Para realizar as correções necessárias na Declaração, é preciso encaminhar toda documentação faltante para o seu contador.

E se cair na malha fina, como resolver?

Quando a empresa cai na malha fina, é porque geralmente o Fisco encontrou alguma movimentação na qual eles precisam da confirmação de veracidade da operação.

“Se as declarações da empresa estiverem corretas, não há com o que se preocupar. Mas caso haja alguma inconsistência de informação, é preciso se atentar ao prazo estipulado na malha, efetuar as retificações solicitadas, e pagar os impostos que porventura não foram devidamente recolhidos na época correta, com juros e multa pelo atraso”, ressalta o especialista. engenharia, tecnologia da informação e marketing.

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